Briefing schreiben: Darauf musst du achten, damit du bekommst, was du erwartest

Briefing schreiben für Texter:innen: Deine Schritt-für-Schritt Anleitung

Du möchtest Texte extern beauftragen und beschäftigst dich damit, wie du am besten ein Briefing schreibst? Sehr gut, dann ist dieser Artikel genau das richtige für dich. 

Als Texter:innen verweben wir deine Visionen mit deiner Zielgruppe. Dafür müssen wir diese allerdings erst einmal kennen. Ein solides Briefing ist die Basis für jeden gelungenen Text

Erfahre, wie du dafür ein hilfreiches Briefing schreiben kannst – inkl. einer erprobten Briefing-Vorlage.

Was ist eigentlich ein Briefing?

Ein Briefing ist per Duden-Definition die Erst-Info oder Einweisung in einen Themenbereich. 

Der bzw. die Auftraggeber:in skizziert im Briefing das Projekt und alle wichtigen Punkte dazu. Das kann mündlich oder schriftlich erfolgen.

Die Infos sind so aufbereitet, dass sie einem Team oder externen Dienstleister:innen als Arbeitsgrundlage dienen. 

Puh, das klingt trocken und ein bisschen militärisch? 🙆🏼

Das kommt daher, dass der Begriff auch tatsächlich aus dem angelsächsischen Militärjargon stammt. 

Ursprünglich hieß Briefing so viel wie Lagebesprechung. Hier wurden die Tagesbefehle ausgegeben und jede:r wusste, was zu tun sei.

Heute kennen wir den Begriff Briefing u. a. aus dem Projektmanagement oder dem Kreativbereich – wie z. B. Content-Erstellung, Web- oder Grafikdesign. ✍🏼 🎨

Neben dem Briefing gibt es übrigens auch folgende Begriffe, die dir in diesem Kontext vielleicht vertraut sind:

  • Rebriefing
    Damit kann bei Bedarf das Briefing nachgeschärft oder erweitert werden. Wichtig ist es, dass das dieser Arbeitsschritt vor der Umsetzung geschieht.

  • Debriefing
    Das Debriefing kann nach dem Projektabschluss durchgeführt werden. Hier zieht man Bilanz und schaut z. B. was gut lief und was noch Potenzial hat.
Darum solltest du unbedingt ein ausführliches Briefing schreiben ...

Briefing im Kreativbereich

Arbeitest du im Marketing oder mit Kreativen, wie z. B. Designer:innen oder Texter:innen, kennst du vielleicht das denglische Wort „einbriefen“. 

Falls nicht: Es handelt sich dabei um einen umgangssprachlichen Ausdruck dafür, ein Briefing zu schreiben und einem Dienstleister zu übermitteln. 

Der Duden rät übrigens, das Verb briefen dafür zu verwenden. 😉✌️

Du merkst schon: Briefing ist so ein wichtiges Thema im Kreativbereich, dass es sogar eigene Wortkreationen dafür gibt. Das Briefing gilt hier als ultimativer Leitfaden

Es gibt Orientierung und macht kreative Arbeit mess- und belegbar. Das ist sowohl für Auftraggeber:innen als auch für Dienstleister:innen hochrelevant. 

In der Regel ist ein Briefing:

  • schriftlich und präzise 
  • verständlich
  • gut strukturiert aufgesetzt

Briefing für Texter:innen

Sei dir bitte bewusst: Content kann nur so gut sein wie das Briefing, nach dem er verfasst wurde. Für uns Texter:innen bildet das Briefing das Fundament unserer Projekte. 

Es stellt sicher, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Bild von Aufgaben, Wünschen und Anforderungen haben. 🤝 🤓 ✍🏼

Doch wie funktioniert eigentlich ein Briefing für Texter:innen und welche Möglichkeiten gibt es dazu?

Das wichtigste vorweg ist Struktur – in Form von durchdachten, fundierten Briefingfragen. Diese wertvollen Anhaltspunkte gibt dir meistens die Person vor, die deinen Content erstellt.

Du bekommst die Briefingfragen in der Regel nach deiner Text-Beauftragung zugeschickt. Beliebte Wege dafür sind z. B. sie in ein E-Mail zu kopieren oder als Dokument zum Ausfüllen zu verschicken.

Das Briefing unserer Digitalagentur 22,5 Grad erfolgt im Web. Du kannst es dir wie einen Fragebogen vorstellen – so funktioniert unser Briefing:

  • Unsere Kund:innen erhalten das Dokument für unser Online-Briefing.
  • Diesen Fragebogen können sie in Stichworten ausfüllen – und zwar so präzise wie möglich (Dauer: mind. 30 Minuten, je nach Projektgröße und Vorwissen).
Mehr darüber und ein konkretes Briefing Beispiel aus der Praxis findest du weiter unten in diesem Artikel.

Darum ist ein Briefing unverzichtbar

Stell es dir so vor, ein gut strukturiertes Briefing ist dein Kompass auf dem Weg zum perfekten Text. Du gibst uns damit die Richtung vor.   

Das unterstützt uns Texter:innen im Kreativprozess – und stellt sicher, dass wir zwischendurch die Orientierung behalten – und schnurstracks ans Ziel kommen. 🧭🚀💚

Und das ist manchmal gar nicht so einfach. Denn wir schreiben deinen Text aus unterschiedlichen Perspektiven. Genau das macht gelungenen Content für uns nämlich auch aus:

  • er soll die Wünsche und Probleme deiner Zielgruppe beleuchten
  • dir als Auftraggeber:in entsprechen
Ein gut durchdachtes Briefing hilft Dienstleister:innen, diese Herausforderung zu bewältigen. Es stellt sicher, dass deine Textprojekte effizient und reibungslos verlaufen – und du deine gewünschten Ergebnisse einfacher erzielst. 
 
Und zwar direkt und ohne Umwege.
 
Je nachdem, wie gut dein Gegenüber dich und dein Unternehmen kennt, kann ein Briefing auch knapper ausfallen. Der Umfang ist auch abhängig von der Größe deines Projekts (je größer, desto mehr Kommunikationsbedarf).

Ob knackig gehalten oder ganz feingranular: Wichtig ist in jedem Fall, dass dein Briefing ausführlich, aber nicht einengend ist. 

Achte darauf, dass du genug Spielraum für kreative Ideen und Ansätze in der Umsetzung lässt. So bekommst du die besten Ergebnisse.

Briefing schreiben lohnt sich, um diese Gefahren zu vermeiden ...

Briefing Aufbau: Schritt-für-Schritt Anleitung

Du planst ein Textprojekt? 

Bevor du mit dem Briefing schreiben für deine oder deinen Dienstleister:in beginnst, ist es hilfreich, für dich selbst die wichtigsten Punkte rund um dein Business – und zu deinem geplanten Projekt – zu klären

Das ist die Vorbereitung auf dein Briefing.

Um dir die Arbeit zu erleichtern, haben wir eine Anleitung mit 7 hilfreichen Schritten für dich zusammengestellt.

Hier ein kompakter Überblick:

Schritt 1: WAS 
Stecke die Inhalte ab

Schritt 2: WARUM
Benenne deine Ziele

Schritt 3: WANN
Spanne den Zeitrahmen auf

Schritt 4: WER
Stelle dein Unternehmen vor

Schritt 5: FÜR WEN
Formuliere deine Zielgruppe

Schritt 6: WIE SCHREIBEN
Skizziere den Textaufbau

Schritt 7: WIE FINDEN
Thematisiere deine SEO-Strategie

Briefing schreiben: Darum profitierst du als Auftraggeber:in davon.

In 7 ausführlichen Schritten zum Briefing Inhalt

Du möchtest tiefer ins Thema Briefing-Vorbereitung eintauchen? Wir haben für dich hier eine umfassende Schritt-für-Schritt Anleitung erstellt.

Unser hilfreicher Werkzeugkasten ermöglicht es dir, alle grundlegenden Infos zu deinem Business bzw. zum geplanten Projekt easy zu erarbeiten. 

Wenn du diese Informationen parat hast, wird das Briefing für Dienstleister:innen zum Kinderspiel für dich.

Viele der Fragen hast du vielleicht im Rahmen deines Businessplans schon beantwortet. 

Und falls nicht: Lass dir Zeit, trage die Inhalte zusammen. Die Infos sind sehr hilfreich für dein Business und nachhaltige Entscheidungen, auch abseits von aktuellen Textprojekten. 

Schritt 1: Stecke die Inhalte ab

  • Worum geht es (Thema, Aufgabe des Texts)?
  • Was soll kommuniziert werden?
  • Welche Kanäle nutze ich (Blog, Social Media etc.)?

Schritt 2: Benenne deine Ziele

  • Was willst du mit deinem Textprojekt erreichen?
  • Wie ist die Situation jetzt?
  • Hast du konkrete KPIs vor Augen? (Z. B. Neukunden gewinnen, Informieren, Unterhalten)?

Schritt 3: Spanne den Zeitrahmen auf

  • Bis wann sollten die Texte fertiggestellt sein?
  • Gibt es wichtige Meilensteine oder Abgabetermine?

Schritt 4: Stelle dein Unternehmen vor

  • Wer bist du und was macht dich aus?
  • Welche Leistungen oder Produkte bietest du an?
  • Was kannst du besser als alle andern?
  • Welche Probleme löst du für deine Kund:innen?
  • Was ist dein Alleinstellungsmerkmal (USP)?
  • Wer ist dein Mitbewerb?

Schritt 5: Formuliere deine Zielgruppe

  • Wer sind deine Wunschkund:innen?
  • Welche Herausforderungen beschäftigen sie?

Schritt 6: Skizziere den Textaufbau

  • Was ist die zentrale Botschaft oder das Hauptthema des Textes?
  • Ansprache der Leser:innen: Du oder Sie?
  • Gibt es spezifische Vorgaben für die Verwendung von Unternehmensbegriffen oder Markenwörtern?
  • Welcher Schreibstil ist erwünscht (z. B. locker, seriös, sachlich, umgangssprachlich)?

Schritt 7: Thematisiere deine SEO-Strategie

  • Kennst du die Kennzahlen deiner Website?
  • Nutzt du bereits Suchmaschinenoptimierung? Wenn ja, wie sieht deine Strategie aus?
  • Kennst du deine SEO-Keywords? Falls ja, wie lauten sie?

Briefing schreiben: Was es wirklich bringt

Aus unserer Erfahrung wissen wir: Hinter jedem erfolgreichen Textprojekt steht ein durchdachtes Briefing.  

Vorteile eines Briefings für Texter:innen

Vorteile eines Briefings für Auftraggeber:innen

Agentur-Insights: Dein Briefing ist unser Kompass

Zugegeben, auch wenn du bereits alle wichtigen Infos gesammelt hast: Ein ausführliches Briefing zu formulieren ist für dich als Auftraggeber:in nicht ohne, es ist mitunter aufwendig. Kostet Zeit.

Je nachdem wie groß dein Textprojekt ist und wie gut du schon weißt, wohin die Reise gehen soll, solltest du 30 Minuten bis 1,5 Stunden dafür reservieren. 👩🏼‍💻

Wertvolle Zeit, denn sie verschafft dir Klarheit und bringt dich als Unternehmer:in voran.

Indem du Briefingfragen zu deinem Textprojekt beantwortest, bringst du deine Gedanken zu Papier. Du ordnest sie und du wirst dir im Klaren darüber, was du wirklich willst. Und was dein Business braucht.

Ein hilfreicher Prozess, den ich (Marina) aus beiden Perspektiven sehr gut kenne: Als Auftraggeberin für Agenturen und als Umsetzende auf der anderen Seite.

Kommt das Briefing zu kurz, kann ich dir aus Erfahrung sagen: Es wird schwierig. 🙈 🙉 🙊

Ineffizientes Arbeiten, Qualitätsprobleme und Frustration auf beiden Seiten können daraus resultieren. Fehlt ein solides Briefing, kann das zu diesen potenziellen Problemen führen …

Unvollständiges Briefing: Mit diesen Folgen musst du rechnen

Online-Briefing: So arbeiten wir bei 22,5 Grad

In unserer Digitalagentur 22,5 Grad geht ohne Briefing gar nichts. Es ist das Herzstück unserer täglichen Arbeit: Das erste Saatkorn erfolgreicher SEO-Texte.

Um authentische und maßgeschneiderte SEO-Texte für unsere Kund:innen zu verfassen, müssen wir möglichst viel über sie und ihr Business erfahren.

Nur mit diesem Wissen können wir nötige SEO-Maßnahmen verorten, eine Storyline entwickeln und den Mehrwert (USP) unserer Kund:innen ansprechend vermitteln. 🤓 🚀

Uns interessiert u. a. … 

  • Wie funktioniert das Geschäftsmodell?
  • Wer ist die Zielgruppe?
  • Was macht die Marke aus?
  • Sind die SEO-Keywords bekannt?
Die Ausarbeitung dieser Fragen kann ein intensiver Prozess sein.
 
Aus diesem Grund legen wir großen Wert darauf, dass unser ausführliches Briefing für beide Seiten so effizient wie möglich umgesetzt werden kann. 

Um das zu gewährleisten, haben wir ein Dokument für ein Online-Briefing entwickelt. Damit erarbeiten wir gemeinsam mit unseren Kund:innen nötige Infos, deren Ziele und Wünsche. 

Wir haben dafür aus unserer Perspektive die wichtigsten Briefing-Fragen ausgearbeitet. Der Job unserer Kund:innen ist es nun, diese noch knackig zu beantworten. ✍🏼

Das können sie ganz individuell, jederzeit und vor allem unkompliziert digital erledigen.  

Als Auftraggeber:in ersparst du dir mit unserem Prozess mühsame Calls und Termine und gewinnst wertvolle Zeit

Briefing Beispiel: Aus unserem Alltag

Briefings können vielfältig sein und variieren je nach Projekt. Damit du dir mehr vorstellen kannst, haben wir für dich eine fiktive Briefing-Vorlage erstellt.

Dieses Briefing Beispiel zeigt, welche Infos wir als Digitalagentur von unseren Kund:innen vorab einholen und was uns als Auftragnehmer:in dabei wichtig ist.

Zur besseren Lesbarkeit haben wir das Briefing in ganze Sätze gegossen. In der Praxis sind nachvollziehbare Stichworte ausreichend. 

Briefing Beispiel: Alpaka-Farm bucht SEO-Texte

Fiktive Ausgangssituation

Manuel und Kathi haben eine kleine Alpaka-Farm in Südösterreich. Aus der Wolle erzeugen sie hochpreisige Kleidung (vor allem Pullover oder Strickwesten).

Sie haben auch einen Online-Shop, aber bislang sehr wenige Verkäufe damit. 

Die beiden möchten ihr Online-Business auf solide Beine stellen. Dafür wollen sie ihre Website mit wirksamen SEO-Texten auf Vordermann bringen und Sichtbarkeit gewinnen

Die Rahmenbedingungen

  • Wer bist du?
  • Links zu: Website, Social Profilen (Linkedin, FB, Instagram etc.)
  • Gibt es bestehende Texte oder Info-Unterlagen?
  • Welches Text-Projekt planst du in welchem Umfang? (z. B. 3 SEO-Texte für Websites oder 4 Blogartikel)
  • Was ist die Aufgabe von 22,5 Grad dabei?
  • Wie sieht der Zeitplan aus?
  • Wer sind unsere Ansprechpartner:innen (Name, E-Mail, Tel.)?

Fiktive Briefing-Antworten: Worum es geht

  • Wir sind eine privat geführte Alpaka-Farm in Südösterreich. 
  • Wir wollen unser Online-Business ausbauen und unsere Website im Internet mit SEO-Texten sichtbarer machen. 
  • Wir beauftragen 5 SEO-freundliche Website-Texte: Startseite, Über-uns, Kontakt, Shop-Startseite, Angebote.
  • Alle 5 Texte sollen bis 30. November angeliefert werden.
  • Kontakt: Manuel Mustermann, manuel.mustermann@alpaka.at,
    0664/ 123 123 123

Das Unternehmen

  • Wie viele Mitarbeiter gibt es?
  • Wo ist dein Firmensitz?
  • Wie lange gibt es dich schon? Wie alt ist deine Website?
  • Welche Leistungen oder Produkte bietest du an?
  • Was kannst du besser als alle anderen?
  • Welche Probleme löst du für deine Kund:innen?
  • Was ist dein Alleinstellungsmerkmal (USP)?
  • Wer ist dein Mitbewerb?
  • Was ist dein Warum?
  • Welche Werte sind dir wichtig?

Fiktive Briefing-Antworten: Infos zum Unternehmen

    • Wir haben einen Alpakahof und sind ein Familienunternehmen (Manuel und Kathi Mustermann) mit Sitz in Stainz in der Steiermark.

    • Das Unternehmen gibt es seit 7 Jahren, unsere Website seit 5 Jahren.

    • Wir fertigen handgemachte Oberbekleidung aus Alpaka-Wolle an. Die Pullover und Jacken sind nachhaltig, zeitgemäß und in vielen modischen Farben erhältlich. Auch individuell auf Wunsch. Das Material ist sehr langlebig, seidenweich, schmutzabweisend und atmungsaktiv.

    • Wir sehen unsere Alpakas als erweiterte Familie, setzen mit Handarbeit und guter Tierhaltung ein Zeichen gegen Fast Fashion und für Nachhaltigkeit.

    • Alpaka-Fashion wird im Einzelhandel oft maschinell und nicht fair gefertigt. Dem gegenüber stehen klassische Alpaka-Züchter, die häufig wenig modische Kleidung produzieren (altbackener Schnitt, gedeckte Farben). Wir bieten Design mit Herz aus einer Hand. Die Kund:innen können die Alpakas auf Wunsch sogar kennenlernen.

    • Wir sind derzeit der einzige Alpakahof in Österreich, laut Google-Recherche in Zukunft auf Suchmaschinenoptimierung setzen wird (siehe Google-Rankings).

    • Im DACH-Raum gibt es derzeit ca. 15 Alpaka-Höfe. Häufig bieten sie Wanderungen und kleine Produkte aus Wolle, an (Hauben, Stirnbänder, Socken). Modische Oberbekleidung aus Alpaka-Wolle ist für Interessierte schwer zu bekommen. Damit haben wir uns klar positioniert.

    • Wir wollen mit unserer Arbeit und unserem Lebensstil auf dem Alpakahof einen Beitrag zum Klimaschutz leisten. Wir lieben, was wir tun und bereichern mit unseren Produkten das Leben von Gleichgesinnten.

    • Werte: Nachhaltigkeit, Weltoffenheit, Minimalismus, Authentizität

Die Texte

  • Was ist das Hauptthema?
  • Ansprache der Leser:innen: Du oder Sie?
  • Gibt es spezifische Vorgaben für die Verwendung von Unternehmensbegriffen oder Markenwörtern (Corporate Wording)?
  • Welcher Schreibstil ist erwünscht (z. B. locker, seriös, sachlich, umgangssprachlich)?

Fiktive Briefing-Antworten: Texterstellung

    • Slow Fashion, nachhaltige Mode, modische Oberbekleidung aus Alpaka-Wolle, leben und arbeiten mit Alpakas
    • Ansprache: Du
    • Schreibstil: locker, nahbar

Suchmaschinenoptimierung (SEO)

  • Wie sehen die Kennzahlen zu deiner Website aus? (Durchschnittliches Google-Ranking, Besucher, Impressionen, Conversion-Rate etc.)
  • Nutzt du Suchmaschinenoptimierung
  • Wie lauten deine SEO-Keywords
  • Kennst du deinen SEO-Mitbewerb auf Google (Top 3)? Wie lautet er?

Fiktive Briefing-Antworten: Infos zu SEO-Aktivitäten

    • Wir kennen die Kennzahlen nicht.
    • SEO haben wir bisher noch nicht genutzt.

Die Ziele

  • Wie ist die Situation jetzt?
  • Hast du konkrete, messbare Ziele oder KPIs vor Augen? Falls ja, formuliere sie nach der SMART-Formel möglichst spezifisch, messbar, realistisch und terminisiert.

Fiktive Briefing-Antworten: Zieldefinition

    • Es ist wenig Text auf unserer Website. Es gibt keine SEO-Strategie, wir kennen unsere Keywords nicht. Wir haben kaum bis gar keinen organischen Website-Traffic. Um die Verkäufe anzukurbeln, investieren wir regelmäßig in Ads (Instagram und Google).

       

       

    • Wir wollen bis 30. November unsere Website überarbeiten. Dazu sollen 5 SEO-freundliche Website-Texte erstellt werden. Damit möchten wir unsere Sichtbarkeit im Web erhöhen, damit uns potenzielle Kund:innen finden. Bis 31. Mai wollen wir damit 20 Prozent mehr Verkäufe über unsere Website erzielen. Bis Ende nächsten Jahres soll es ein Plus von 40 Prozent sein. 

Die Zielgruppe

  • Wer sind deine Wunschkund:innen?
  • Welche Herausforderungen beschäftigen sie?
  • Welche Botschaften sollen vermittelt werden?

Fiktive Briefing-Antworten: Infos zur Zielgruppe

    • Wir sprechen mit unseren Produkten modebewusste Frauen zwischen 30 und 45 Jahren aus dem DACH-Raum an, die an Nachhaltigkeit, bewusstem Konsum und Design interessiert sind. Die Zielgruppe ist weltoffen und hat mind. Matura.

    • Unsere Wunschkund:in jongliert zwischen Familie und Job und hat wenig Zeit für sich selbst hochwertige Mode einzukaufen.

    • Wir bieten regionale, handgefertigte Slow Fashion, sind klima- und umweltbewusst. Unsere Kund:innen können bei uns online einkaufen. Mit dem Online-Shop lösen wir ein großes Problem für sie: Sie können jederzeit, bequem und unkompliziert unsere Oberbekleidung aus Alpakawolle kaufen.

Briefing schreiben: Das ist unser Fazit

Ein Briefing steckt im Projektmanagement oder im Kreativbereich den Rahmen eines Projekts ab. Es ist sowohl für Auftraggeber:in als auch für Auftragnehmer:in ein wichtiges Dokument – ein Fahrplan, der Orientierung gibt.

In der Regel erfolgt ein Briefing schriftlich. Meistens bekommst du einen strukturierten Fragebogen von deinem oder deiner Dienstleister:in zugeschickt, z. B. in eine Mail kopiert oder als angehängte Word-Datei. Bei 22,5 Grad führen wir unsere Briefings mit einem Briefing-Dokument durch. Das finden wir für beide Seiten praktisch.

Du kannst Briefingfragen in Stichworten beantworten. Achte darauf, dass du den oder die Texter:in nicht zu sehr einschränkst dabei und dennoch möglichst präzise bist.

Für ein gelungenes Textprojekt, ist ein ausführliches Briefing aus unserer Sicht unerlässlich. Wie viel Zeit du für ein Briefing brauchst, hängt von der Größe des Projekts ab. Du solltest 30 Minuten bis 1,5 Stunden dafür reservieren.

Doch aller Anfang ist schwer, besonders, wenn du noch nicht die nötigen Infos rund um dein Unternehmen oder dein Projekt ausgearbeitet hast.

Als Vorbereitung für dein Briefing empfehlen wir dir daher, diese sieben Schritte auszuarbeiten: Was (Inhalte), warum (Ziele), wann (Zeitplan), wer (Unternehmensvorstellung), für wen (deine Zielgruppe), wie schreiben (Textaufbau), wie finden (SEO-Strategie).

 

Wer schreibt
hier?

Hi, wir sind
Marina & Andreas 👋

Wir sind Online-Unternehmer:innen (SEO-Texter) und Eltern.

Komm mit auf unsere Reise: Nach der Geburt unseres Kindes wollten wir unabhängiger leben und  flexibler arbeiten. 

Daran schrauben wir gerade – mit unserem eigenen Online-Business, einer Digitalagentur mit dem Fokus auf suchmaschinenoptimierte Texte. 🌱

In diesem Blog erzählen wir von unserem Weg und über die Themenbereiche SEO-Texten, Homeoffice (folgt) und Selbstständigkeit (folgt). 

Mehr über uns liest du hier.

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